校属各单位、各部门：
为确保2023年度形成的各类档案材料及时、完整收集归档，进一步推动学校档案工作规范化、制度化，现将2024年归档工作有关事项通知如下：
一、常规性档案材料归档范围及要求
（一）常规性档案材料归档范围
各单位、各部门应当按照《梧州学院档案归档实施办法（试行）》的要求，认真梳理本单位、本部门在2023年度工作活动中形成和处理完毕、对学校有保存价值的各类文件材料，包括科技（科研、基建、设备）、专业档案；照片（包括毕业生合影）、录音、录像等音像档案；光盘、证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料等。
（二）纸质档案材料和电子档案材料同步归档
归档的纸质文件、电子文件、照片、音像、实物等各种文件材料，应质地优良、声像清晰、书绘工整，符合规范和标准。档案归档实行双套制，即在归档纸质档案的同时，归档一套相同内容的电子档案（电子档案格式均为JPEG）。学籍档案材料需同时提交电子文件，照片需同时将电子底片归档，实物档案须拍摄电子照片归档。通过OA系统流转的发文由党委（校长）办公室秘书科、文电科集中打印归档，各单位、各部门无需再归档。
（三）归档整理要求
各单位、各部门应当按照归档文件整理要求,组织本部门的教学、科研和管理人员等及时整理档案和立卷。单位兼职档案员应按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，系统整理文件材料，进行组件、排序、分类、排列、组卷，编制页号、件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，装盒交本部门档案工作负责人检查合格后向档案馆移交。每份材料都应齐全、完整、准确，打印文件清单，以便办理移交手续。
二、档案验收与移交
（一）档案验收
各单位、各部门归档文件材料由档案馆验收。验收内容包括：
1.质量检查。按照档案业务规范的要求和规定，检查组件或组卷是否合理，案卷封面、归档文件目录或卷内目录填写是否规范，案卷及卷（件）内文件排列、整理是否符合要求，案卷标题是否简明、准确，文件材料字迹、手续是否规范等。对不符合规范要求的案卷应提出整改意见，并督促按时完成。
2.数量检查。看归档文件或案卷总数与移交目录是否相符。
（二）档案移交
经验收无误后，办理档案移交手续。移交前各单位、各部门填写《档案文件移交清单》和《实物档案移交清单》，打印归档目录，载明归档文件数量、案卷数量、移交时间等内容，连同归档材料一并移交档案馆。移交双方经办人、部门档案负责人应当在档案交接表上签章，交接表一式二份，双方各保存一份。部门的电子档案材料，用移动存储设备备份，同步移交档案馆鉴定归档。
三、归档时间和要求
（一）常规性档案材料归档工作从4月份开始，于6月10日前完成。请各单位、各部门高度重视档案立卷归档工作，确保兼职档案员有足够的时间整理归档文件材料，努力做到应归尽归，使2023年度的文件材料齐全、完整。之前年度若有归档材料尚未移交的，也应及时补交归档。
（二）科研和基建档案材料需在工作完成、项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档；专题性档案材料需在活动结束后2个月内归档；财会类档案可由财务处暂时存满1年后，在次年6月前完成上一年度材料归档；实物档案在形成后1个月内归档；学校临时性机构、重大活动形成的文件材料随时接收。
四、开展档案实地检查
各单位、各部门在档案整理归档中要确保档案实体和信息安全。档案馆将根据工作要求，抽取部分单位进行实地检查。检查内容：贯彻落实习近平总书记关于档案工作重要批示精神；贯彻落实档案法与档案安全保管情况；2023年度形成的各类材料收集、整理、归档情况等。
五、其他事项
请各单位、各部门高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容和工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核，做到应归尽归。如因工作调整，单位（部门）档案工作负责人和兼职档案员有变动的，请于4月30日前将本单位（部门）的《梧州学院二级单位档案工作负责人和兼职档案员登记表》报至档案馆。
在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，档案馆将提供业务咨询，协助各单位解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。
联系人：罗老师万老师
联系电话：5828752
电子邮箱：wzxydag@163.com
档案馆
2024年4月16日
